Manajemen Servisan
Alur inti 4 fase: Buat Baru, Masuk & Proses, Selesai & Pembayaran, dan Serah Terima Keluar.
Ringkasan & Sasaran Modul
Modul terpenting APDERISv2! Mengatur seluruh siklus penerimaan perangkat rusak, pengerjaan teknisi, alokasi sparepart, pembayaran split/DP, serah terima nota, hingga klaim garansi.
- Penerimaan unit baru lengkap dengan checklist kondisi fisik & IMEI
- Proses teknisi, konfirmasi biaya, dan laporan progress perbaikan
- Alokasi sparepart dari stok toko atau pembelian luar (sinkron buku kas)
- Penyelesaian servis, multi-payment (Tunai, Transfer, Split, Piutang)
- Notifikasi WhatsApp otomatis & penelusuran status publik pelanggan
- Klaim garansi purna jual & histori perbaikan
Alur Kerja Berurutan
Buat Baru
Daftarkan pelanggan, unit, keluhan, checklist fisik, DP, dan cetak nota.
Masuk & Proses
Teknisi ambil pekerjaan, konfirmasi biaya, dan pasang sparepart.
Selesai
Uji fungsi akhir, tentukan garansi, dan catat pelunasan pembayaran.
Keluar / Ambil
Pelanggan mengambil unit, tandatangani serah terima, dan kirim nota WA.
7.1 Membuat Servisan Baru (Penerimaan Unit)
Formulir lengkap pendaftaran unit servis yang masuk:
Pilih data Pelanggan terdaftar atau klik "Tambah Pelanggan Baru".
Pilih perangkat yang tersimpan atau masukkan data unit baru: Jenis Elektronik, Merk, Tipe Seri, Warna, PIN/Pola Kunci, dan Nomor IMEI/Serial.
Centang Checklist Kelengkapan Unit (Unit saja, Charger, Dusbook, SIM Tray, Case).
Tuliskan Keluhan Kerusakan Utama secara detail dan objektif.
Pilih Layanan dari Katalog Harga Servis atau masukkan Biaya Manual.
Jika pelanggan menitipkan uang muka, isi nominal DP dan pilih metode Tunai atau Transfer (pilih Bank).
Jika unit langsung diperbaiki dan selesai di tempat, aktifkan toggle "Langsung Diambil Pelanggan? (Selesai Hari Ini)".
Tentukan Teknisi Penanggung Jawab, durasi Garansi, dan Estimasi Selesai.
Masukkan Kode Kupon jika pelanggan memiliki voucher diskon.
Tambahkan sparepart awal jika sudah diketahui komponen yang dibutuhkan.
Centang checklist pemeriksaan fungsi awal (Kamera, Mic, Speaker, Wifi, FaceID/Fingerprint).
Klik "Simpan Data Servisan".
Gunakan kartu "Cetak Nota Pelanggan" atau "Cetak Nota Teknisi" untuk mencetak, atau kartu "Kirim via WhatsApp" (tombol "Kirim WA") untuk mengirim nota.
7.2 Melihat Daftar Servisan & Pencarian Cepat
Pantau ribuan database servisan dengan filter cerdas:
Gunakan filter Rentang Tanggal untuk membatasi data.
Filter berdasarkan Status (Belum Dicek, Proses, Menunggu Konfirmasi, Selesai, Diambil).
Cari langsung menggunakan No Nota Servis (format SRV/{kode toko}/{nomor}/{tanggal}), Nama Pelanggan, Tipe HP, atau No WhatsApp.
Klik baris servisan untuk membuka halaman detail & riwayat pengerjaan.
7.3 Memproses Servisan (Work in Progress)
Alur kerja teknisi saat mengeksekusi perbaikan:
Buka menu aksi pada servisan yang ditugaskan.
Pilih Tingkat Kesulitan: Mudah, Sedang, atau Sulit.
Klik "Mulai Proses" untuk mengubah status menjadi pengerjaan aktif.
Jika ditemukan kerusakan tambahan, gunakan "Konfirmasi Biaya" untuk meminta persetujuan pelanggan sebelum eksekusi.
Gunakan "Laporan Progress" untuk mencatat log teknis tahapan perbaikan.
Jika komponen kosong di toko, gunakan "Request Sparepart" ke bagian pengadaan.
Jika pelanggan ingin membawa unitnya dulu, klik aksi "Unit Dibawa Dulu"; saat unit kembali, klik "Terima Unit".
Jika servisan tidak dapat diperbaiki / dibatalkan, pilih aksi "Servisan Dibatalkan", isi alasan pembatalan dan biaya pengecekan (bila ada).
Jika perbaikan berhasil, klik aksi "Servisan Selesai".
7.4 Menambahkan Penggunaan Sparepart pada Servisan
Mencatat komponen yang terpasang pada unit:
Sparepart dari Stok Toko: Pilih item di daftar "Data Sparepart Stok Toko", lalu tentukan jumlah. Stok gudang akan berkurang otomatis dan HPP tercatat pada servisan.
Sparepart Luar Stok (Beli Khusus): Klik "Tambah Sparepart Luar Stok", isi nama item, harga beli (modal), jumlah pemakaian.
Opsi Buku Kas: Centang "Catat Otomatis Pengeluaran ke Buku Kas" dan pilih metode pembayaran (Tunai/Bank) agar uang kas toko terpotong otomatis.
Simpan data dan periksa total modal perbaikan.
7.5 Menyelesaikan Servisan & Pembayaran
Pemeriksaan final dan pelunasan nota servis:
Buka aksi servisan yang sudah siap dan klik "Servisan Selesai".
Tinjau rincian biaya: Jasa Servis, Modal Sparepart, dan Modal Lain-lain.
Perbarui masa garansi jika ada perubahan.
Pilih Metode Pembayaran: Tunai, Transfer Bank, atau Split Pembayaran (kombinasi tunai & transfer).
Jika pelanggan belum melunasi (Kredit/Piutang), tentukan tanggal jatuh tempo untuk membuat Piutang Servis resmi.
Centang konfirmasi "Unit telah selesai diperbaiki dan siap diambil".
Klik "Konfirmasi Servisan Selesai".
7.6 s/d 7.15 Serah Terima, Brankas, Notifikasi, dan Klaim Garansi
Fase akhir dan layanan purna jual:
Penyerahan Unit (Servisan Keluar): Buka menu Servisan > Keluar, terima pelunasan sisa tagihan, catat nama penerima, lalu konfirmasi serah terima.
Pemberitahuan WhatsApp: Buka menu Pemberitahuan untuk mengirimkan link update pengerjaan atau nota selesai via wa.me.
Simpan ke Brankas: Catat lokasi nomor laci/brankas fisik penyimpanan unit pelanggan yang sedang menginap.
Klaim Garansi: Jika unit kembali bermasalah dalam masa garansi, buka Servisan > Klaim Garansi, verifikasi histori nota, lalu proses perbaikan garansi.
Cek Servisan Publik: Pelanggan dapat mengecek status unit secara mandiri tanpa login di halaman /cek-servisan dengan memasukkan kode nota.
- 7.1 Membuat Servisan Baru (Penerimaan Unit)
- 7.2 Melihat Daftar Servisan & Pencarian Cepat
- 7.3 Memproses Servisan (Work in Progress)
- 7.4 Menambahkan Penggunaan Sparepart pada Servisan
- 7.5 Menyelesaikan Servisan & Pembayaran
- 7.6 s/d 7.15 Serah Terima, Brankas, Notifikasi, dan Klaim Garansi